About You Pangea Festival
Direkt am Bodden in der Nähe von Ribnitz-Damgarten findet jährlich das About You Pangea Festival mit bis zu 15.000 Besuchenden statt. Entgegen klassischen Festivals, die den Hauptbestandteil auf die Musik und den Konzerten legen, bietet das Pangea Festival neben der bunten Auswahl an Musik ein großes sportliches und kulturelles Angebot. Es finden auf dem Festival nicht nur Contests statt, an dem sich Athleten messen, sondern die Besuchenden können auch selbst eine der über 15 Sportarten wie Bouldern, Skateboarding, Longboarding, SUP, Roundet oder Skimboarding ausprobieren. Aber auch Personen die weniger sportlich veranlagt sind, können die Tage mit Yoga, Tanzworkshops oder an der Wasserwelt verbringen.
Aufgaben & Tätigkeiten
Der Crew Care Bereich beim Pangea, den ich 2024 zum zweiten Mal übernommen habe, beschäftigt sich mit allen Punkten die die Crew betrifft. Ein großer Aufgabenbereich stellt dabei ist das Crew Catering dar bei dem zwischenzeitlich bis zu 750 Personen pro Tag versorgt werden müssen und welches für insgesamt 5 Wochen in verschiedenen Größenordnungen organisiert werden muss. Zudem gehören zu dem Bereich die Versorgung der Crew mit ausreichend Trinkwasser, da keine Trinkwasserleitung besteht, sowie der Kaffeestation und dem Crew Kiosk, an dem es andere Getränke gibt.
Ein weiterer Aufgabenbereich ist die Planung und Umsetzung des Crew Camps als Bauzonenhead. Hier muss der Aufbau des Crew Camps geplant werden, mit den verschiedenen Schnittstellen wie Infrastruktur und Dienstleistern die beim Bau helfen abgesprochen werden, sowie dann die Umsetzung vor Ort mit dem Auf- und Abbau von Sanitäranlagen, Crewunterbringungen sowie Absperrungen, Wegeführung und Co gemacht werden. Weiter müssen in diesem Zusammenhang die Umzüge der Crew auf und von dem Crew Camp organisiert und kommuniziert werden, sowie das Funktionieren des Sanitärbereichs beim Crew Camp während der gesamten Zeit sichergestellt werden.
Weitere Aufgabenbereiche umfassen die Organisation und Durchführung von Teamevents während der Auf- und Abbauphase, wie Partys, Kinoabende, Ansprachen oder ein BBQ-Abend nach dem Festival, die Funkgeräteplanung, Beschaffung und Verteilung sowie Rückholung von Bierzeltganituren sowie überraschende Notfälle außerhalb der Kerntätigiket. Weil warum nicht?
Herausforderungen
Die größte Herausforderung 2023 bestand darin, dass ich den Bereich erst 4 Wochen vor Veranstaltung von einer anderen Person übernommen habe, die jedoch nicht allzu viel vorbereitet und geplant hatte, weswegen der Planungstand kaum nennenswert war. Zudem gab es auch nur eine sehr dürftige Dokumentation aus dem Vorjahr. Dies bedeutete, dass keine Einarbeitungszeit bestand und On Site während die Durchführung schon begann, erst noch Unmengen an Planung geschehen musste.
Eine Woche vor Veranstaltung kam auf, dass ein gewünschter Bestandteil des Festivals, eine Getränke-Umfüllstation an der Haupteinlasschleuse noch nicht geplant war. Dies musste sehr kurzfristig geschehen und umgesetzt werden. Die größte Herausforderung stellte dabei die Personalbeschaffung sowie das Versorgen von mehreren tausend Pfandgebinden dar, die an der Umfüllstation anfielen und durch die Besucher dort abgegeben wurden.
Im Gegensatz zu 2023 stellte die Vorplanung bzw. deren Abwesenheit 2024 kein Problem dar, da ich das Projekt schon kannte, es entsprechende Dokumentation aus dem Vorjahr gab und ich schon ab Mitte März mit dem Projekt betraut war und so die Vorplanung entsprechend machen konnte und diese nicht erst 4 Wochen vor Event On-Site anfing. Eine allgemeine Herausforderung wie bei vielen anderen Festivals spielte eine starke Budgetreduktion für den Bereich dar. Zudem wurde mir kurzfristig 2 Wochen vor Veranstaltung die Aufgabe übertragen, den Yucatan-Camping zu richten und ich war somit wie 2023 mit einer großen Baustelle außerhalb meines eigentlichen Bereiches betraut, die entsprechend viel Zeit gekostet hat und unter der meine eigentliche Tätigkeit gelitten hat.
Ergebnisse
Über 24.000 Mahlzeiten wurden gekocht und vom Team gegessen, alle hatten einen Ort, an dem sie schlafen konnten und es gab nur kleine Hick-Ups. Alles in allem lief es trotz des engen Zeitplans im Rahmen des Möglichen sehr gut.Zudem konnte das Team dank einer Industriespülstraße von Einweggeschirr auf Mehrweggeschirr umsteigen und es gab einen Crew Kiosk, welcher die Crew mit leckeren Getränken versorgte.
Im Vergleich zu 2023 konnte im Folgejahr eine Reduktion des Helfendenbedarfs im Crew Care Bereich um 40% durch bessere Vorplanung geschehen sowie spontane Materialbestellungen während der On-Site Zeit in der Gesamtanzahl um 75% reduziert werden, wodurch Geld und viel Arbeit im Logistikbereich gespart werden konnte.
Ein weiterer Erfolg war, dass der Schwund bei Bierzeltganituren durch einen neuen Prozess und ein eingeführtes Nachverfolgungssystem um 90% reduziert werden konnte, wodurch entsprechend die Kosten für Fehlmengen auch reduziert wurden.
Piet Boomgaarden Eventure Projects
Du brauchst benötigt professionelle Unterstützung bei deinem Event? Schreib mir gerne und wir können schauen, ob wir zusammenpassen.